Una manera eficiente y segura de llevar a cabo correctamente todas las prácticas, es la implementación de los P.O.E´s.

El mantenimiento de la higiene y las correctas prácticas que se realizan en un Bioterio, son esenciales para asegurar la calidad tanto de las personas como de los animales que trabajan en el bioterio. Una manera eficiente y segura de llevar a cabo correctamente todas las prácticas, es la implementación de los P.O.E´s. 

Se denomina Procedimiento Operativo Estandarizado (P.O.E.) al documento que describe (mediante un conjunto de instrucciones o pasos) la sucesión cronológica y secuencial de las operaciones que se deben seguir en un Bioterio para la  realización de  determinadas rutinas de trabajo. Entonces, con los P.O.E. logramos que dichas actividades se realicen dentro de un ámbito predeterminado de aplicación y en forma segura para los operadores,  los animales y para asegurarnos de no dejar un impacto negativo en el ambiente. 

Estas rutinas de trabajo pueden escribirse tanto para procesos individuales como para grupales, y dependiendo de la rutina a realizar pueden llevarse a cabo en forma diaria,  semanal, quincenal, mensual, etc. 

A continuación, detallaremos las características a tener en cuenta a la hora de formalizar un P.O.E.

Objetivos al escribir un P.O.E.

En el momento de redactar un P.O.E., hay que tener en cuenta para qué se realizan estos. Uno de los principales motivos, es la estandarización de métodos y procedimientos en orden de prevenir errores sistemáticos en la ejecución de tareas específicas. Además, es primordial la correcta interpretación de las instrucciones para evitar fallas en los pasos a realizar. Los P.O.E. sirven como recordatorio para el personal, en caso de necesitar una guía sobre la correcta forma de llevar a cabo una tarea determinada.

La implementación de los P.O.E. permite:

1. Al autor de un procedimiento rever paso a paso su desarrollo, pudiendo modificar ciertos detalles que crea convenientes para su correcta ejecución.
2. Al personal tener una política común de trabajo, pudiendo así disminuir los errores y estandarizar la manera de llevar a cabo las distintas tareas, es decir, la universalidad de criterios.
3. La sistematización de las tareas, para el aprovechamiento del tiempo y evitar la dispersión del personal.
4. La obtención de los mismos resultados, mediante la efectivización de las tareas.
5. Mantener el orden.

Cuando nuevo personal se incorpora al Bioterio, se  utilizan los P.O.E.´s como herramientas de entrenamiento, y tienen varias funciones:

• Entrenar e informar al personal nuevo sobre qué procedimientos deben tenerse en cuenta para la ejecución de las distintas tareas, asegurándose así el correcto entendimiento de las mismas.

• Así mismo, permite también calificar al personal nuevo como competente o no en dichas tareas que estén a su alcance.

Los P.O.E.’s se escriben para personas que realizan un trabajo en forma particular, para personas que trabajan grupalmente, o para personas encargadas de supervisar el trabajo de otros. Se deben considerar factores como la edad, la educación, el conocimiento, las habilidades, la experiencia y el entrenamiento del encargado de cumplir el P.O.E., así como también la cultura social o historia de trabajo del mismo.

Criterios a tener en cuenta a la hora de escribir un P.O.E.

Los P.O.E.´s se escriben antes de comenzar un trabajo, y deben probarse antes de ponerlos en vigencia. Al revisarlos, se puede realizar cualquier cambio o modificación en el equipo, los materiales, la disposición de las instalaciones, o procedimientos dentro del área de trabajo que puedan afectar el desarrollo del P.O.E. Por ejemplo, si fuera necesario un cambio de lugar del área de almacenamiento de alimento para roedores, el P.O.E. de entrada de alimento al box deberá ser revisado, y el personal notificado acerca de las modificaciones.

No se pueden escribir los P.O.E.´s la noche anterior, por lo tanto se deben tomar en cuenta las prioridades. Se deben escribir cuando un nuevo equipo o nuevos procesos creen nuevas situaciones de trabajo. También se deberán escribir o reescribir cuando nueva información sugiera beneficios si se modifican los hábitos de trabajo para mejorar la actuación.

Los P.O.E.'s necesitan permanecer actualizados, por lo tanto, siempre que los procedimientos cambien el P.O.E. debe ser actualizado y reaprobado; si se desea se puede modificar solo la sección pertinente del P.O.E. e indicar el numero de cambio y la fecha de revisión para esa sección.

Es muy importante pedirle a los trabajadores evaluar los P.O.E.’s existentes, ya que así se mantendrá al día la seguridad en el área de trabajo.

Los P.O.E.’s se escriben:

• En tercera persona, en forma clara, precisa y sencilla.

• Estipulando el tiempo de duración.

• Sistemáticos y metódicos.

• Determinando que los materiales usados sean específicos e invariables.

• Adecuándose a las instalaciones y al personal.

Ámbito de aplicación de los P.O.E.´s

Los P.O.E.’s deberán ser confeccionados por todos aquellas instituciones vinculadas a la investigación, producción animal, laboratorios, industria alimenticia (procedimientos operativos estandarizados de saneamiento, SENASA, Resolución 233/98) y afines; todas ellas relacionadas con el cumplimiento de las BPL (Buenas Prácticas de Laboratorio).

Áreas afectadas a los P.O.E.´s

Del punto anterior surge que las áreas afectadas al cumplimiento de los P.O.E.´s son aquellas que:

• Requieran inspecciones de rutina, limpieza, mantenimiento, control y calibración de instrumentos.

• Acciones a ejecutar frente a fallas de instrumentos.

• Métodos analíticos.

• Almacenamiento, manipuleo y descarte de materiales que se utilizan en los análisis.

• Precauciones referentes al cuidado de la salud y a la seguridad.

Responsables de escribir los P.O.E.´s

A menudo los P.O.E.´s son escritos por una sola persona y revisados por una o varias. Es importante que los revisores sean personas calificadas para evaluar los P.O.E.´s en términos de su integridad y claridad de sus componentes ambientales, operacionales y de seguridad.

Los P.O.E.´s deben ser aprobados y validados por un comité evaluador.

Lo ideal sería que los P.O.E.´s fuesen escritos por grupos que incluyeran algunas o todas de las siguientes personas:

• El individuo que realizará el trabajo.

• El individuo que realizará la mantención del equipo involucrado en el P.O.E.

• El ingeniero y otros que diseñaron el equipo y sus procesos.

• Escritores técnicos.

• El personal de seguridad.

• El personal ambiental.

• Fabricantes de equipos.

El equipo que escriba el P.O.E. debe alcanzar varios objetivos:

1. Asegurar que el conocimiento comprensible adquirido de diferentes perspectivas sea aplicado en el P.O.E.
2. Entrenar a las personas que escribieron el P.O.E., ya que al haber participado en su elaboración están íntimamente relacionados con él y serán efectivos futuros entrenadores.
3. Involucrar gente de diversas partes de las operaciones como un todo, lo cual asegura que al tener que implementar nuevos procesos, alguien va a actualizar el P.O.E.
4. Incitar al personal al conocimiento de los P.O.E.´s de todos los sectores del Bioterio para que cualquiera pueda realizar las tareas, por ejemplo en caso de ausencia.
5. Incitar a los empleados a seguir el P.O.E. y escuchar al entrenador que invirtió parte de su tiempo y esfuerzo en beneficio de ellos.

Los equipos no se deben sentar a escribir el P.O.E. todos juntos, pueden hacerlo por separado y luego todas las personas que lo integran deben reunirse para unificar criterios y editar la copia final que será revisada por los supervisores y luego por los mismos empleados al ponerla en práctica.

P.O.E.´s en la investigación

En la investigación se define P.O.E. como "instrucciones escritas detalladas para lograr universalidad de la realización de una función especifica”; el objetivo es asegurar que los procedimientos realizados como parte de un proyecto de investigación tengan un alto grado de estandarización para acrecentar la calidad de los datos producidos, por lo cual el P.O.E. debe ser de fácil interpretación.

Una vez que son escritos, los P.O.E.'s serán examinados y actualizados con regularidad para asegurar que son pertinentes y acordes al momento en el cual se utilicen, siendo éstos aprobados por el investigador.

 El P.O.E. normalmente incluye:

• Número y titulo de procedimiento.

• Personal que lo realiza.

• Personal auxiliar.

• Materiales utilizados.

• Cuando y como el procedimiento será  realizado.

• Fecha y versión en uso.

Cada P.O.E.  debe incluir:

1. “Encabezado o membrete” que identifique la institución o establecimiento donde se efectuarán los procedimientos, el cual incluirá la dirección, el número telefónico y otros datos referidos a su ubicación.
2. “Título” que defina el propósito del P.O.E. Además debe incluir la identificación y ubicación del área para la cual fue escrito y el establecimiento al cual pertenece. Por ejemplo: LIMPIEZA  Y DESINFECCIÓN RUTINARIA DEL PASILLO DEL SECTOR SUCIO DEL BIOTERIO CENTRAL DE LA FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS DE LA UBA.
3. “Código” que sirve para identificar a cada P.O.E. y que será estipulado por cada establecimiento. Éste puede estar compuesto por números, letras, etc.
4. “Objetivo”, el cual determinará por qué razones se escribirá el P.O.E.
5. “Observaciones”, que incluirán datos relevantes que no figuren en el P.O.E. Una aclaración acerca de los temas que el P.O.E. no cubre si por alguna chance alguien pudiese confundirlo y cometer un error. La definición de términos y conceptos no familiares para los lectores se puede agregar en un glosario al comienzo del documento. La descripción de la maquinaria, el mecanismo, los procesos y los componentes.  
6. Avisos de “advertencia” antes del paso a ser descripto, nunca al final. Si existieran varias notas de precaución, éstas pueden ser listadas al comienzo del P.O.E. de manera que sean lo primero que se lee luego del título y antes de comenzar la primera página. Las advertencias deben escribirse en forma clara. Por ejemplo: ¡ADVERTENCIA, peligro ocular! Use antiparras de seguridad para evitar el contacto con los ojos.
7. Una lista que incluya por categoría los “materiales o herramientas” requeridas por el P.O.E., siempre y cuando  sean necesarias.
8. “Personas afectadas”, referido a los técnicos encargados de realizar el procedimiento.
9. “Duración”, determina el tiempo estimado para la realización del procedimiento.
10. “Frecuencia”, determina cada cuanto tiempo (días, semanas o meses) debe realizarse el procedimiento.
11. “Procedimiento”, describe en detalle la tarea a realizar, mediante una serie de pasos en orden secuencial. Se debe explicar en forma clara cuando dos pasos deban ser realizados a la vez. Por ejemplo: Este paso tiene dos partes que deben realizarse al mismo tiempo: Mientras...se debe...
12. Utilizar “gráficos” cuando se quiera comunicar claramente un mensaje. Se puede demostrar así la posición de las manos con respecto a una herramienta, partes de objetos y su relación entre ellos, e iconos que advierten a los lectores que han llegado a un ítem de seguridad. Por ejemplo: Una máscara cuando se requiera protección respiratoria. Fuego cuando haya posibilidad de incendio. Antiparras para protección ocular.
13. “Autor”, aquel o aquellas personas que escribieron el P.O.E.
14. “Sello y firma” del comité evaluador. Cada P.O.E. debe estar firmado por una    persona de la institución con total autoridad in situ o por una persona de alta jerarquía en la planta. Debe ser firmado en el inicio del plan y cuando se realice cualquier modificación.

¿Cuánto detalle es suficiente en un P.O.E.?

El nivel de detalle requerido en un P.O.E. esta directamente afectado por el nivel de experiencia de los individuos que realizan el trabajo y la rigidez del entrenamiento asociado con la tarea. No hay reglas sobre el nivel del detalle en P.O.E.'s que se aplique a todos los Bioterios. La necesidad de escribir procedimientos reside en comunicar eficazmente a los individuos que realizan las tareas rutinarias.

¿Cuan largo debe ser el P.O.E.?

Generalmente, los individuos encargados de escribir el P.O.E. no saben específicamente qué longitud debe tener. A veces se ven presionados por los supervisores para hacerlo corto en vez de hacerlo comprensible.

Los P.O.E. pueden ser largos, cortos, o ambos. Antes que nada deben ser comprensibles, lo cuál significa que deben ser tan largos como sea necesario para cubrir todo un trabajo. Cuando se tiene un P.O.E. largo o un trabajo no es realizado frecuentemente, es de gran ayuda que se posea un P.O.E. de forma larga a mano. Una vez que el empleado esté familiarizado con el P.O.E., es muy probable que éste realice una serie de pasos de memoria. Por lo tanto se puede escribir un P.O.E. de forma corta. Este debe ser preparado luego que el P.O.E. de forma larga fuera aprobado y el empleado entrenado apropiadamente. 

Hay que tener en cuenta que una persona promedio se siente disconforme siguiendo una larga lista de pasos por las siguientes razones:

• Una lista larga luce interminable, lo cual se convierte en tedioso para muchas personas que no quieren desarrollar los pasos.

• Una lista larga es difícil de seguir con los ojos. Uno se pierde cuando está leyendo esta lista lo cual puede llegar a cometer errores.

• Una lista larga asusta a las personas y los pone nerviosos y ansiosos para terminar rápido con ella.

• Una lista larga puede esconder pasos que deben ser realizados con precaución.

• Una lista larga es difícil de escribir tratando de asegurar una secuencia clara.

La solución a estos problemas es agrupar los pasos en secciones lógicas de aproximadamente diez pasos por sección. No obstante algunos P.O.E. deben ser largos indefectiblemente, por la dificultad que ocasionaría la división en secciones, tanto para la persona que lo escribe, como para la cual lo lleve a la práctica.

Una vez que el proceso ha sido completamente ideado, desarrollado y demostrada su eficacia, el P.O.E. puede ser finalizado y aprobado por autoridades competentes.

¿Qué ocurre en caso de accidente?

Los P.O.E.'s serian examinados ya que aunque un accidente es un hecho desafortunado, estos pueden dar la oportunidad de descubrir cual fue la falla o la causa del accidente y también dan la oportunidad de mejorarlos para evitar futuros accidentes.

El P.O.E. es la base de la investigación, ya que da la oportunidad de seguir cada paso realizado y encontrar el error.

Distribución y archivo de los P.O.E.’s

Una copia completa del Manual de Procedimientos, debería estar disponible en todas los sectores diferenciados del Instituto (en este caso, las distintas áreas del Bioterio), y no en un archivo o en la oficina del supervisor. Los P.O.E.’s son documentos en constante uso y deben estar siempre disponibles para todos los empleados como referencia y/o guía de trabajo.

Ahora bien, en ciertos casos en que el tamaño o la comodidad de poseer un manual en algunas áreas de trabajo no es del todo práctico, la distribución de los procedimientos según las responsabilidades y tareas específicas, suele ser la alternativa más viable para estas situaciones.

Finalmente, una copia de los procedimientos en vigencia y todas las versiones anteriores deben guardarse en el archivo general que tenga la institución en cuestión, como referencia y correcto seguimiento de las modificaciones y actualizaciones de los P.O.E.´s en cuestión. El control del P.O.E. de cada Bioterio desarrollara un sistema para identificar y etiquetar sistemáticamente el P.O.E.

Beneficios de utilizar los P.O.E.’s.

1. Proveen a los empleados toda la información acerca de la seguridad, la salud, el ambiente y las operaciones necesarias para realizar un trabajo correctamente. No sólo se debe interesar en el cumplimiento del deber sino también en la salud y el impacto ambiental. Es más importante entrenar a los empleados en todos los aspectos que afrontar accidentes y demandas luego.
2. Aseguran que la producción sea conforme a mantener la calidad de los procesos y los productos. Los P.O.E. ayudan a estandarizar los productos y la calidad, adquiriendo una mayor demanda de los mismos.
3. Aseguran que los procesos sean ininterrumpidos y completados en un tiempo preestablecido. Al seguir estrictamente los pasos de los P.O.E., se evitan los procesos de cierre o de retraso debidos a la falla de los equipos.
4. Aseguran que no ocurran fallas en los procesos de manufacturación que puedan dañar a los individuos en la comunidad vecina. Al seguir los pasos de seguridad sanitaria y ambiental, se evita crear una afrenta con la comunidad.
5. Aseguran que procedimientos aprobados son seguidos de acuerdo con las regulaciones de la compañía y del gobierno. Un P.O.E. bien escrito ayuda a asegurar que las regulaciones sean cumplidas, y demuestra la buena fe de la compañía de operar correctamente.
6. Sirven como documento de entrenamiento para las personas encargadas de enseñar el proceso para el cual el P.O.E. fue escrito. Pueden ser usados como base para estandarizar el entrenamiento de los nuevos empleados y para aquellos que necesiten re-entrenamiento.
7. Sirven como lista de chequeo para los encargados de observar el desempeño de determinado trabajo. Cuando el P.O.E. está desarrollado correctamente, cualquier compañero de trabajo puede entrenarnos para ayudar a mejorar nuestras habilidades.
8. Sirven como lista de chequeo para los auditores.
9. Sirven como récord de cómo, por qué y cuándo se llevaron a cabo los pasos, por lo tanto es un documento escrito para poder revisarlo cuando un proceso o un equipo es modificado. Cuando las personas cambian de trabajo, se pierden conocimientos no escritos. Los P.O.E. sirven para educar nuevos empleados cuando los antiguos son trasladados.

 Tabla N°1: Esquema básico de un POE:

Autor: David Jaime

Referencias: